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domingo, abril 14, 2024
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Haciendo que la oficina sin papeles sea práctica

Hay muchas razones para reducir su dependencia del papel. Pero si vas a romper el hábito, es mejor que empieces tan pronto como puedas.

No hay duda de que alejarse del papel es una buena decisión y no sólo por el bien del medio ambiente. Salvar el planeta es un objetivo admirable, pero aunque la reducción del consumo de papel puede eliminar una proporción significativa de CO2 de la atmósfera, existen beneficios cerca de casa que podrían constituir un argumento comercial más importante para las PYME. La gente piensa que no usar papel es más una cuestión de eficiencia que de salvar el planeta. Es la eficiencia lo que realmente justifica la tecnología.

Hay muchas razones para reducir su dependencia del papel, pero inevitablemente la primera se reducirá al hecho de que el espacio de oficina es muy valioso en el mundo moderno. Se puede entrar en algunas organizaciones y ver que tienen archivos por todas partes. Dado que los alquileres en Chile nunca han sido tan altos, cada vez es más difícil justificar el pago de los metros cuadrados adicionales sólo para alojar todos sus documentos por triplicado.

Además, con un número cada vez mayor de profesionales que trabajan sobre la marcha o que evitan la oficina por completo, la tecnología está permitiendo que la gente tenga acceso a los archivos clave de una manera que simplemente no sería posible con el papel. Tener acceso a esa información si todo está en archivos físicos en una oficina en algún lugar no es posible. Mientras que si es electrónico, es casi como si tuvieras tu oficina virtual y dondequiera que estés tuvieras acceso a esos documentos.

Pero no es sólo una cuestión de acceso. Incluso el sistema de archivo más diligente no puede decirle dónde está la información clave en un momento dado – saber que una factura está en algún lugar del departamento de cuentas por pagar no es muy cómodo cuando llega la demanda final.

El almacenamiento en la nube ha tenido una mala reputación últimamente. Pero mientras que los hacks iCloud de Apple son algo de lo que hay que preocuparse, es justo decir que tus documentos son más seguros en servidores en nube que ser arrastrados en un archivo físico. Si tienes que sacar los archivos y viajar con ellos, entonces existe el riesgo de perderlos o dejarlos en algún lugar público. Además, si hay un incendio en la oficina y una empresa no tiene un archivo externo, se pueden producir daños incalculables. Si estuviera en la nube, entonces podrían acceder a ella desde la nube o desde sus dispositivos de copia de seguridad.

Es evidente que hay innumerables beneficios al reducir el consumo de papel y poner en marcha soluciones sin papel. Pero, ¿es realmente posible conseguir una oficina sin papel?

Probablemente no, al menos a corto plazo. Cuando hablamos de una oficina sin papel, no estamos hablando de ir completamente sin papel; Intentar aumentar la productividad eliminando completamente el papel de sus procesos podría resultar contraproducente, especialmente para los empleados que no son nativos digitales. No se trata de quitar todo el papel, sino de ir a las reuniones con papel y bolígrafo, pero se trata de la facilidad con la que se puede acceder a esa información después.

Hay un par de cosas que se interponen en el camino de esto. Uno de ellos es la tecnología; está llegando, sin duda alguna, pero aún no ha llegado. El otro es un ser humano porque romper esos hábitos es muy difícil.

Mientras que la tecnología avanza a un ritmo vertiginoso, la gente tiende a ser considerablemente menos rápida a la hora de cambiar sus hábitos. En contabilidad, lo que verás es que los profesionales de mayor edad aceptan que el uso de papel en la mayoría de las cosas funcionará, pero no les gusta dejar atrás los viejos hábitos. El papel ha sido una parte tan fundamental de sus procesos de trabajo que es difícil abandonarlo por completo.

Y no son sólo las personas las que se ponen en su camino a medida que envejecen. El problema con las organizaciones establecidas es que ya tienen sus procesos en marcha y está pasando por ese cambio que es el reto. Pero las nuevas empresas pueden adquirir estos hábitos desde el principio e inculcar procesos eficaces que crecen a medida que lo hacen. Para un nuevo negocio puedes empezar de la manera correcta y te ahorrarás muchas molestias más adelante.

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