El control de los costos es una de las principales preocupaciones de cualquier empresa. Apretar el cinturón generalmente significa menos paga, menos beneficios y menos progreso para los trabajadores. En casos extremos, podría incluso significar dejar ir al personal. Sin embargo, los empleados no tienen por qué ser la primera víctima de la reducción de costos. Con un presupuesto muy reducido, hay maneras fáciles de reducir los costos para que no tenga que gastar donde no tiene que hacerlo. De hecho, con un poco de investigación, las empresas pueden encontrar que los «gastos necesarios» no son realmente necesarios en absoluto. Hay muchas oportunidades para que las pequeñas empresas piensen fuera de la caja y recorten sus gastos. Aquí hay algunos trucos sencillos que podrían ahorrarle esos preciosos pesos.
Gestione su flujo de caja
Puede parecer obvio, pero una gestión eficaz del flujo de caja puede ser una de las formas más eficaces para que las pequeñas empresas reduzcan sus costes. Si usted puede manejar su flujo de efectivo de manera más efectiva y pagar las facturas cuando se vencen – o idealmente un poco antes – a menudo será capaz de reducir su base de costos mediante la renegociación de los acuerdos.
Aunque no hay ningún secreto para un buen flujo de efectivo, se recomienda estar al tanto de todo lo que entra y sale de su negocio y tratar de averiguar lo que sucederá en el futuro. Usted puede calcular cuánto capital de trabajo – efectivo o activos a corto plazo disponibles para nuevas inversiones – tendrá en el futuro. Si le falta capital de trabajo, tendrá que reducir costos, aumentar las ventas (por ejemplo, liquidando acciones viejas) o considerar opciones de financiamiento externo.
Tome el control de sus facturas de energía
Si su negocio tiene un presupuesto muy bajo, mejorar la eficiencia energética puede ser una gran manera de reducir costos y al mismo tiempo aumentar sus credenciales ecológicas. Al tomar el control de su consumo de energía – el dónde, el cuándo y el cuánto – puede ver dónde se puede ahorrar y cuantificar el éxito cuando se trata o justificar cualquier gasto de capital que necesite.
Es fácil centrarse en el precio inicial o en el diseño del equipo, olvidándose de pensar en el costo de la energía de por vida. La iluminación eficiente, por ejemplo, puede tener un impacto rápido en las zonas de uso diario, como los pasillos de los hoteles y las tiendas con horarios de apertura largos.
Revisión de la infraestructura de comunicaciones
Si usted es una empresa en crecimiento con múltiples oficinas o apoya el trabajo flexible, entonces la instalación de tecnología como las comunicaciones unificadas puede proporcionar ahorros inmediatos y continuos en los costos. Tanto si opta por una solución en la nube (pago mensual) como si no, ya no tendrá que pagar el alquiler de la línea de teléfonos en cada sitio y las llamadas entre oficinas son gratuitas.
El sistema es completamente independiente de la ubicación, lo que significa que puede ahorrar espacio de oficina introduciendo conceptos como el hot-desking, para que los colegas tengan la opción de trabajar desde casa o fuera de la oficina. Incluso si su sistema telefónico actual funciona, todavía hay razones convincentes para actualizar. Con las comunicaciones unificadas, su empresa empieza a ahorrar dinero desde el primer día y también se beneficia de toda una serie de nuevas funciones, como las conferencias de audio o la grabación de llamadas, que anteriormente habrían tenido que pagar cuantiosos gastos anuales que se traducen en miles de pesos cada año.
Pruebe con los trabajadores autónomos
El despido del personal no es una decisión fácil y no debería ser el primer puerto de escala. Sin embargo, si los tiempos son difíciles, puede valer la pena contratar a trabajadores independientes. Mantener los costos de personal bajo control es una de las formas más efectivas de ahorrar dinero para las PYMEs. La contratación de personal es un compromiso financiero serio para cualquier empresa. En lugar de contratar a alguien, el dueño de un pequeño negocio podría usar personal temporal o autónomo.
Las PYMES pueden contratar a alguien por día -o incluso por horas- para que realice prácticamente cualquier función dentro de su negocio. Esto ofrece ahorros significativos a las pequeñas empresas y les permite aumentar o reducir el tiempo de los trabajadores independientes, dependiendo de cuán ocupado esté el negocio en un momento dado. Si alguien abandona la empresa, puede que no sea necesario sustituirlo inmediatamente. También se puede evaluar la carga de trabajo de esa persona y si hay alguna capacidad libre.
Búsqueda de obsequios
Dicen que las mejores cosas de la vida son gratis. Esta regla generalmente no se aplica al mundo de los negocios, pero eso no debería impedirle acceder a servicios perfectamente confiables sin costo alguno. Las pequeñas empresas siempre están tratando de gestionar sus costos, pero pocos se dan cuenta de que hay muchos servicios valiosos a los que se puede acceder de forma gratuita y que están disponibles a través de la nube. Las opciones de almacenamiento en la nube ofrecen un lugar para almacenar archivos y documentos importantes, así como copias de seguridad de los datos de la empresa. Por lo general, la cantidad permitida oscila entre 2 GB y 5 GB. Al hacer copias de seguridad en línea, hay muchas aplicaciones de software que ahora lo harán automáticamente de forma regular para que los propietarios de negocios no tengan que preocuparse por ello. La seguridad es otra preocupación para las empresas y no hay escasez de buen software antivirus disponible de forma gratuita.
