Crear un presupuesto empresarial para su organización es vital para su éxito, independientemente de su tamaño. Es una realidad bien conocida que antes de ganar dinero, hay que saber cómo gastarlo.
Sin embargo, el presupuesto de una empresa implica más que un gasto. Incluye el seguimiento de los gastos, los ingresos y la cantidad de dinero en efectivo que un negocio tiene a la mano.
Independientemente del tamaño y tipo de su negocio, la creación de un presupuesto es posible en cinco sencillos pasos. Estamos compartiendo consejos a continuación para mostrarle lo fácil que es.
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¿Qué es un presupuesto empresarial?
Un presupuesto empresarial es un plan de acción que describe los objetivos financieros y operativos. Su objetivo principal es ayudar a controlar y administrar los ingresos y gastos para el futuro. Un presupuesto empresarial es un elemento esencial del plan de negocios. Sin uno, su negocio tendrá problemas.
¿ Por qué su negocio necesita un presupuesto?
La conclusión es que los presupuestos ayudan a las empresas a alcanzar sus objetivos. Si necesita ayuda para establecer profesionales de negocios, un presupuesto es el mejor lugar para empezar. Los presupuestos también ayudan a reducir el riesgo empresarial, identificar problemas y reconocer oportunidades. Es la herramienta definitiva para organizar y planificar. Sin un presupuesto, usted está operando ciegamente su negocio.
Un presupuesto es útil de muchas maneras, incluyendo las siguientes:
Costos totales de puesta en marcha (para una empresa de nueva creación)
Gastos de funcionamiento
Ingresos mensuales necesarios
Una estimación realista de los beneficios
Fondos necesarios para los gastos (por ejemplo, marketing, suministros, etc.)
Cómo desarrollar un presupuesto empresarial
La verdadera pregunta es ¿cómo crear algo útil para su negocio? Siga los cinco pasos que se indican a continuación para obtener un presupuesto empresarial fácil de realizar en un solo día.
1. Calcular el ingreso promedio
Empecemos con algo fácil. El primer paso en el presupuesto de un negocio es calcular cuánto dinero usted aporta. Una vez que determine todas las fuentes de ingresos, calcule sus ingresos mensuales.
Ya que usted está desarrollando un presupuesto para el próximo año, esto probablemente será una proyección de lo que usted anticipó como ingreso. Esto será más fácil si puede utilizar los ingresos del año anterior como base para el año siguiente. Recuerde tener en cuenta las fluctuaciones en el volumen de ventas. Obtendrá la imagen más precisa si observa los ingresos de los últimos 12 meses. De esta manera, los patrones de ganancia son fáciles de detectar.
Si está comenzando un nuevo negocio, el presupuesto tendrá que ser más fluido. Las nuevas empresas pueden comenzar por estimar ingresos realistas. Por el lado de la precaución, usted preferiría subestimar que sobreestimar. Recuerde, esto siempre se puede ajustar mes a mes para ilustrar con mayor precisión los ingresos.
La planificación del presupuesto comienza con los ingresos. Esto ayuda a determinar qué gastos son factibles.
Ejemplos de fuentes de ingresos incluyen:
- Ingreso por hora
- Venta de productos
- Rentas de inversión
- Ahorro
- Préstamos
2. Determinar costos fijos
El segundo paso para crear un presupuesto empresarial es calcular todos los costes fijos. El término costo fijo se refiere a cualquier gasto recurrente que permanezca igual cada mes. Los costos fijos pueden ser diarios, semanales, mensuales o anuales.
Es una buena idea desglosarlos por separado para obtener una imagen clara. Cada negocio tiene gastos únicos para su operación. Aquí es donde la contabilidad y los estados financieros son útiles. Los estados financieros deben incluir una lista detallada de todos los costos fijos.
Algunos ejemplos de costos fijos comunes incluyen:
- Arriendos
- Seguros
- Impuestos
- Suministros
- Nómina
- Alojamiento de sitios web
- Servicio telefónico y celular
Si usted es un startup, necesitará estimar algunos de estos costos. Haga una lluvia de ideas sobre los costos futuros que podrían no haber ocurrido todavía. Una vez que haya identificado los costos fijos, reste estos de sus ingresos y pase al siguiente paso.
3. Considerar los gastos variables
El tercer paso para crear un presupuesto empresarial es determinar los gastos variables. Los gastos variables también se enumeran en los estados financieros detallados del año anterior. Los gastos variables son aquellos que responden directa y proporcionalmente a los cambios en el nivel de actividad o volumen. Estos gastos son cosas que no tienen un costo fijo y varían de mes a mes.
Ejemplos de gastos variables incluyen:
- Gastos de marketing
- Comisiones de ventas
- Gastos de envío
- Servicios públicos
- Viajes
- Equipos
Los viajes y los servicios públicos son gastos variables que pueden cambiar con frecuencia a lo largo del año. Si usted vive en un clima donde las temperaturas fluctúan, esto es especialmente cierto. El costo de los servicios públicos puede variar dependiendo de la temporada. Y dependiendo del tipo de viaje -desde guerreros de la carretera hasta viajeros aéreos de un millón de millas- los costos de viaje varían de un lugar a otro.
Otros gastos variables a menudo pueden ser ajustados con base en los ingresos del negocio. Estos gastos se denominan comúnmente «gastos discrecionales». Estos no son necesarios para que su negocio funcione. Inclúyalos en la hoja de cálculo de su presupuesto porque puede optar por añadirlos a su lista de gastos.
Una vez que haya identificado los gastos variables del negocio, reste esos de sus ingresos.
4. Establezca un Fondo de Emergencia
Planifique para lo inesperado con un fondo de emergencia. Esto se reserva para gastos únicos que no están incluidos dentro de los gastos variables. Estos gastos de emergencia casi siempre son inconvenientes y llegan en el peor momento. Esto incluye equipos que necesitan ser reemplazados o algo más catastrófico como un robo.
Si usted planea con anticipación para este tipo de situaciones, entonces es mucho menos estresante cuando surgen. De hecho, con un presupuesto de negocio sólido como una roca, los gastos inesperados no son más que un punto en el radar!
5. Finalizar los números
Ha analizado los ingresos, los costos fijos, los gastos variables y ha creado un fondo de emergencia. Ahora es el momento de juntar todos los números para determinar las ganancias esperadas para el próximo año. El crecimiento de las ganancias es una buena señal de un negocio saludable y en crecimiento. Si este es el caso, ahora tiene una nueva tarea de averiguar dónde se beneficiarían más esos beneficios para su negocio. Muchas empresas optan por reinvertir en su negocio, devolviendo las ganancias a la organización para poder escalar y crecer.
Lo maravilloso de un presupuesto empresarial es su capacidad de ser ajustado si los números no salen tan bien como se esperaba. Esto es especialmente cierto para los propietarios de pequeñas empresas que empiezan. Si encuentra que los gastos son más altos que los ingresos estimados, puede hacer ajustes. Está bien si el beneficio es mínimo al principio si lo ha planeado para eso.
Otra cosa a recordar es que usted debe ajustar las cifras durante todo el año. Si sus ingresos aumentan o disminuyen (esperamos que no sea este último), es probable que cambie la forma en que se gasta y asigna el dinero entre las unidades de negocio.
Cree una hoja de cálculo de presupuesto de un vistazo
Lo entendemos. La rutina diaria de manejar un negocio puede ser una pérdida de tiempo. Cuando el presupuesto cruza su lista de cosas por hacer, usted no tiene el tiempo o la energía. Recomendamos crear una hoja de cálculo simple que le proporcione un resumen del presupuesto. Excel es un gran lugar para empezar. Si no estás preparado para crear el tuyo propio, Google Sheets y The Balance te ofrecen varias plantillas gratuitas. Esta es una gran manera de resumir y revisar sus finanzas cada semana.
Algunos dueños de negocios se rehúsan a revisar sus finanzas debido al estrés que esto induce. Le animamos a que haga de la evaluación del presupuesto un hábito regular. Evitar las discusiones sobre el presupuesto sólo empeorará las cosas. El objetivo es tener un negocio exitoso y saludable. Así que deja de tener miedo de los presupuestos y empieza a amarlos.
Las compañías más exitosas monitorean y ajustan continuamente su presupuesto según sea necesario, la responsabilidad fiscal es clave no sólo al comenzar, sino a medida que una organización expande sus operaciones. Un presupuesto adecuado permitirá un crecimiento responsable y más exitoso.
Presupuestación para diferentes tipos de negocio
A veces, los detalles del presupuesto deben adaptarse al tipo de negocio que usted dirige. Hemos enumerado varios negocios comunes a continuación con consideraciones especiales para cada uno.
Negocio para Grandes Empresas
Una gran empresa es otro término para una gran corporación. Las empresas suelen tener varios cientos de empleados o más.
Cuando se trata de una empresa más grande, cada departamento también tendrá presupuestos específicos. Este tipo de presupuesto está más involucrado y requiere la participación de muchos departamentos. Involucre a los gerentes de departamento en el proceso. Es importante recibir retroalimentación de ellos, ya que están más involucrados en las operaciones diarias de la organización.
Pequeña y mediana empresa
Con este tipo de presupuesto, es útil construir varios escenarios, incluyendo el mejor y el peor caso. De esta manera, si su negocio despega, puede implementar los detalles expresados en el mejor de los casos. Y viceversa, si su negocio es lento, usted tiene un plan de acción para hacer cambios cuando la ganancia no es ideal.
Negocios de temporada
Los negocios estacionales que experimentan una temporada alta necesitan prestar mucha atención a los presupuestos. Aunque este desafío adicional puede ser una fuente de estrés, no tiene por qué serlo con una planificación financiera adecuada. Sin embargo, todas estas actividades todavía cuestan dinero, y los empleados todavía necesitan que se les pague. Una planificación cuidadosa y un presupuesto comercial adecuado ayudarán a mantener las proyecciones al mismo ritmo durante todo el año. Los pasos para un presupuesto empresarial estacional son similares a los que se detallan arriba. Es importante prestar mucha atención a cómo se distribuyen los ingresos a lo largo de 12 meses.
Negocio de Comercio Electrónico
El factor más importante en un negocio de comercio electrónico es el costo de envío. Los costos de envío pueden fluctuar y fluctuarán con el tiempo, por lo que es importante tener un plan en marcha. ¿El precio de su producto incorpora el costo de envío o ofrece una tarifa plana de envío? Esto debe ser una consideración, especialmente dependiendo del tamaño y la forma de su(s) producto(s).
Negocio de Inventario
La mejor manera de asegurar el éxito en un negocio de inventario es estimar con precisión la demanda futura. La manera más fácil de hacer esto es mirando las ventas anteriores. Mire el promedio de los últimos 12 meses. Esto tendrá en cuenta los meses de altas ventas y los meses más lentos también. Los costos de envío y de los productos variarán enormemente, por lo que es importante realizar la debida diligencia antes de realizar un pedido de inventario.
Negocio de servicios
Los ingresos y las ganancias de las empresas de servicios requieren flexibilidad. Sin un producto físico, sus estimaciones se basarán en la cantidad de flujo de trabajo y las horas proyectadas de servicios de consultoría. Enfoque su estimación de ingresos en proyecciones de ventas y costos de consultoría.
Comienzo de Negocio
La presupuestación es más difícil para una puesta en marcha. Usted no tiene meses anteriores en los que basar sus estimaciones de ingresos y gastos. En lugar de eso, contacte a amigos y compañeros de negocios que podrían estar dispuestos a ayudar. Haga su investigación! Se necesitará más trabajo en la parte inicial, pero vale la pena. Siempre es mejor estimar los gastos en la gama alta, ya que hay algunas incógnitas con una puesta en marcha.
Negocio de pedidos personalizados
Al crear productos de pedido personalizados, tenga en cuenta el tiempo y los materiales suficientes. Puede ser una buena idea incluir un amortiguador razonable para asegurar que usted obtenga una ganancia. También alentamos a las empresas de pedidos personalizados a exigir un depósito por adelantado. Esto asegura el pago en caso de que alguien se retracte.
